新着情報

屋外、室内問わず、ファミリー向けからコーポレート（企業向け）向けまで、魅力的なイベントが開催されています。

運営側は開催目的を明確化して企画を立てることができれば、イベントも確実に成功できるでしょう。

ここでは、イベントを開催したい方々にとって成功につながるポイントをご紹介できればと思います。ぜひ、考えをまとめるのがこれからであれば、参考にしてみてください。

 

イベント企画とは

イベントの実施内容から当日の運営までの具体的な企画のことです。目的やメインターゲットを明確にするところから始まり、開催日、開催場所、内容までを決めていきます。

たとえば、企業の目的であれば、サービスや商品を知ってもらうため、あるいは売上向上のためでしょう。

その目的を成功へ導くためには事前の企画内容が重要です。

 

企画する際の注意点について

 

参加者目線

イベントを成功させるには、企画を何度も練ることです。そして、運営側の視点ではなく、参加側としての考えを盛り込むことです。

しかし、参加する側だったら…という考えを盛り込むとしても、内容を盛り込みすぎるのはNGです。

 

目的とメインターゲット

この内容が明確でないイベントは成功率が低くなりがちです。社内において目的を確認し、しっかりとした主軸を作るのが重要です。

たとえば、社内イベントのなかで慣例になっているからといってもそれは本当に必要でしょうか。誰のためのイベントなのか、何のために開催するのかを考え直すことも必要です。

 

季節や話題に合わせる工夫

目的やメインターゲットが明確化してくれば、次は企画の中身を考えます。

季節や話題性などを考慮すると企画内容が絞り込みやすくなります。

 

たとえば、春から連想できるのは新生活、社会人1年目、花粉症などです。夏なら浴衣や花火など、夏ならではの内容を盛り込みます。冷たい飲み物の無料配布などは人が集まりやすくなり効果的です。

秋ならハロウィンや紅葉です。冬はクリスマスやお正月、バレンタインデーやホワイトデーなど、大きなイベントが数多くあり、比較的話題性もあるため成功しやすいといわれています。

逆に季節感や話題性を盛り込まないイベントはありきたりに感じられ、参加者の満足感を得られにくくなります。

 

参加者にベネフィット（利益）させる

参加するだけの価値がある。というのは企業側の意見でしょう。しかし、参加者も自分の時間を割いてイベントに参加したり、足を止めてくれることを忘れてはなりません。

このイベントに参加するだけのメリットがあると感覚的にでも思わせることがポイントになります。

 

販促物のイベントであればサンプリングや試食サービスなどになりますが、サンプルも大量配布になるのであれば「付加価値サービス」を意識しましょう。

たとえば、化粧水のサンプリングであれ、個包装タイプ3日分など、十分な価値での配布を意識しましょう。

なお、ベネフィットには事前の告知も大切になります。配布など、目を引く広告を打ちましょう。イベントタイトルの工夫も人を呼び込むチカラになります。

 

イベント内容の独自性

イベント内容も毎回同じような内容では飽きてしまうでしょう。独自性も大切です。そのためにも、過去に自社以外で行われていたイベントをリサーチしたうえで、自社ではどのような価値が出せるのか検討しましょう。

 

イベント後の振り返りも重要

イベントの企画や運営に尽力した結果、やり尽くし感が出てしまうことも多いです。

また、次回の開催で同じことを繰り返すのであれば、成功率は少し下がってしまう可能性ありです。

 

イベント終了後には必ず振り返りを行い、次回に向けて課題の洗い出しを行いましょう。その課題の解決策も考えることにより、次はもっと参加者の満足度の高さにつながるでしょう。

 

場所や日時が満足度に繋がる

開催する場所や日時についてはどのように決定しているでしょうか。成功率を格段に上げるためには、場所と日時に曖昧さがあってはなりません。

開催場所は、事前に設定したメインターゲットに合わせて決めるのがポイントです。開催日時もそのターゲットに基準を合わせましょう。

たとえば、共働き世帯や家族を対象にしているイベントであれば、土日祝などの週末に。高齢者を対象にしたいのであれば、平日の昼間にするのが効果的です。

 

イベント企画の手順と実施までの流れ

目的を明確にする

まずはイベントの目的を明確にします。企業の場合、販促活動を目的にするなら商品の良さを伝えられる内容を作ります。

 

メインターゲットを設定する

社内と社外、どちらかに向けてイベント分けする場合、さらに詳細化させます。

社内向けであれば、部署、職種、入社年次などです。

社外向けであれば、新規顧客あるいは既存顧客なのか、そのうえでさらにターゲットを明確にしていきましょう。

 

中身を考える

マーケティング情報を参考にしたり、自分が参加したい内容について提案したり、内容に独自性を加えたりと、目を惹くイベント内容を考えられれば、参加者も集まりやすくなります。

 

日程と会場を決める

ターゲットに合わせるように日程や会場を決めましょう。たとえば、ビジネスでのお客さまや取引先を集めるためのイベントであれば、平日、駅チカ、通信環境の整った会場を選定します。

会場選びにおいては、イベント時に必要な設備、機材の有無を確認します。

 

イベントの宣伝告知を行う

告知内容と告知方法がポイントになります。告知内容は、ターゲット層の興味を惹きつける内容を心がけます。インパクトのある文字やイラストは効果が大きくなります。

告知方法は、メルマガやホームページ、SNSが主軸になってきます。先に伝えたようにターゲットを惹きつけるイベントタイトルや、参加することで得られるメリットをバンッと記載することで、告知の意図が読み取れます。

イベント準備

準備を徹底し、トラブルが発生してもすぐにカバーできる体制を整えておくのがベストです。プログラムを作成したり、人員の配置など、さまざまな準備に取り掛かりましょう。

 

おわりに

イベント成功のためには、企画段階がカギを握ります。ポイントや注意点をしっかり意識しながら、目的に合わせた催事を成功させてみてください。