新着情報

規模や目的によって、イベント開催にかかる費用相場はさまざまです。適切な価格を知っていると、低クオリティなイベントを回避できたり、逆に必要以上にお金を掛け過ぎてしまうことを防いだりできます。

本記事では、イベント内容別の費用相場やイベント開催にかかる費用内訳を解説するとともに、イベントの費用対効果を高めるコツをご紹介します。イベント企画を任されてどの部分に予算を重点的に当てたらよいか迷っている人はぜひ参考にしてください。

イベント別費用相場一覧

イベント開催にかかる費用は、会場の広さや参加人数、目的に応じて違いがあります。主なイベント例から費用相場を確認してみましょう。

講演会・セミナーは50万円～120万円

講演会やセミナーで必要な費用は、主に会場費や機材費です。レンタルスペースや公共の多目的ホールなど、参加人数に応じて会場の広さを検討する必要があります。

また、音響機器や映像機器などの機材は、セミナーなどの規模の場合、5〜10万円ほどでレンタル可能です。ただし、運搬費や操作するスタッフの人件費も念頭に置いて予算を組みましょう。

展示会のブース出展は100～120万円

展示会でブース出展をする場合、出展料がかかります。一般的に3m×3mのスペースを1コマとし、1コマあたり10万円前後が相場です。数万人の来場者を想定する大規模な展示会の場合は、1コマあたり30万円ほどかかることもあります。

また、展示会は通常、数日かけて行われることがほとんどです。運営にかかわるスタッフの人件費やブースの設営・備品にコストがかかります。

企業の周年イベントは150～250万円

企業の周年イベントにかかる費用内訳は、会場費・飲食費・運営費・機材費などです。自社で企画運営するか、イベント会社に依頼するかでも必要な費用が異なります。

飲食を伴うイベントの場合、ホテル会場を借りることがありますが、ケータリングを利用する方法もおすすめです。自社の会議室でも手軽に本格的な料理を楽しめるので、会場費を抑えつつ内容が充実したイベントを開催できます。

商品・サービスのPRイベントは200～500万円

PRイベントの費用は抑え過ぎないことがポイントです。費用を削減したPRイベントは、商品やサービス自体の印象も低下させてしまう恐れがあるからです。

商品PRのため、イベント当日に会場で流すためのプロモーション動画やチラシの制作費などが必要になります。PRイベントは用意するものも多く、業務も煩雑になりがちなので、イベント運営会社を上手く活用するのも成功させる一つの方法です。

イベント費用の内訳

イベント開催のための費用はさまざまありますが、主な内訳と費用相場は以下のとおりです。

• 会場費　15万円～
• 人件費　15万円～
• 広告宣伝費　広告内容による
• 企画費　10万円～
• 機材費　5万円～

それぞれにかかる費用や注意したいポイントを見てみましょう。

会場費

イベント開催費用のなかで、大きな割合を占める会場費。費用相場は15万円ほどですが、会場の広さや日時、立地条件などによって必要な費用が変動します。

コロナ禍の影響もあり、オンラインによるイベント開催も主流になりつつあります。会場費を大きく削減できるオンラインイベントは、内容や目的に応じて使い分けたいアイデアです。

人件費

イベントの規模によっては自社のスタッフのみでイベント運営を行う場合もあります。しかし、大規模なイベントになればなるほど、運営を取り仕切るディレクターや司会者など必要になるスタッフが増加。

また、役割によって人件費の相場は1万5千円〜10万円と幅があるのも気をつけたいポイントです。講演会に外部講師を招けば講師料だけでなく宿泊費や交通費などの負担が増える可能性があります。

広告宣伝費

広告宣伝費は、使用する媒体によって費用が大きく変わります。具体的には、DM・チラシの印刷代や、ホームページなどのサイトデザイン料などです。

あらかじめ広告宣伝費の予算を設定し、その範囲内での広告を検討すると、やみくもな出費が抑えられます。

企画費

企画費とは、イベント運営会社による企画・立案を依頼する際、発生する費用です。内容が同じようなイベントを今後も行う予定がある場合は、最初の1回をイベント会社に依頼するのも良いでしょう。

特に規模の大きいイベントは業務が多いので、専門家の力を借りると失敗のリスクが減ります。

機材費

映像や資料を映すためのプロジェクターや司会用のマイクなど、イベント開催時に必要な機材はレンタルやリースされることが多いです。必要があればステージの照明や音響装置を手配することもあるでしょう。

機材を使用する場合は、レンタル代だけでなく、運搬費や操作するスタッフの人件費などもかかるので予算を組む際は注意が必要です。

費用対効果を高めるコツ

費用対効果を算出する簡単な計算式が以下です。

• 費用対効果（％）＝（売上ー費用）÷費用×100

イベント開催にかかる費用をできるだけ抑えることで、費用対効果は高くなります。しかし、コストばかりを気にするとイベント自体が貧相なものになり、参加者に満足してもらえないものになってしまうともったいないですよね。

かしこく費用対効果を高めるコツを4つ、ご紹介します。

会場費を削減する

公民館や公共の多目的ホールなどを利用すると、会場費が抑えられるのでおすすめです。また、オンラインイベントも、会場費がかからないうえに、全国から参加者を募れます。地域性に縛られない商品やサービスのPRの場合、メリットの多い方法です。

広告宣伝にSNSを活用する

SNSに自社アカウントを作成して、イベント集客に役立てましょう。無料で情報を拡散できるSNSは、広告宣伝費の削減につながります。

そのうえ、昨今のSNS情報の影響力は大きいです。不特定多数の人に広くイベントについて告知できるので、活用しない手はありません。

補助金を利用する

地方公共団体からの補助金や助成金を利用するという方法も。たとえば、小規模事業者持続化補助金は、中小企業の販路開拓のための補助金制度で、展示会出展などの費用を補助してくれます。

注意したい点は、補助金などはイベント終了後に振り込まれるということです。いったんは自社でイベント費用をまかなう必要があります。

イベントで商品を販売する

コストを削減するだけでなく、売上を増やす対策も効果的です。展示会などのイベントは実際に自社製品を体験してもらったり具体的なメリットを紹介したりでき、購買意欲が高まりやすい環境といえます。

ほかにも、イベント限定グッズを制作したり開催地ならではの商品を販売したりすることで、集客につながる可能性もあります。

まとめ

イベント開催にかかる費用相場は、内容によって50万円〜500万円ほどです。費用のなかで大きな割合を占める会場費や広告宣伝費を上手に削減して、さらに自社製品をイベントで販売することで収益をあげれば、費用対効果の高いイベントになります。