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イベント運営において重要なポイントは綿密な準備です。イベント運営の基本的な流れの把握と誰が見ても理解し実行できるマニュアルを作成することで、企画が成功する確率が上がります。

本記事では、イベント運営に必要な5つのステップと、成功するための運営マニュアル作成のポイントについて解説します。初めてのイベントを任されて何から手を付けたらよいか不安な人は参考にしてみてください。

イベント運営とは？

イベント運営とは、イベントの企画立案から機材等の準備、開催当日の進行、そして終了後の調査分析までの一連を指します。

イベントの全体像や仕事内容を効率よく周知させる方法を考えることもイベント運営では大切なポイント。なぜなら、業務に慣れていないアルバイトや派遣スタッフとともにイベント開催にあたる場合も想定されるからです。

実際に成功するイベントは目的が明確で、それに合わせた事前準備に抜かりがありません。また、一回の成功に満足するのではなく、イベント終了後の調査と分析をしっかり行うことで、次回の企画に活かすことが重要です。

イベント運営の基本ステップ5

イベント運営における基本のステップを解説します。
イベントの全体を把握しながら、スケジュールに余裕をもって進めていきましょう。

企画・立案

イベントの企画立案で大切なポイントは、目的です。そのイベントは誰に何の目的で行うのかを明確にすることで、イベントのコンセプトを考えるためのヒントになります。

また、企画立案の段階でターゲットが明確にできると、開催場所や日時を絞りやすくなるというメリットも。参加人数の規模や機材などにかかる費用を算出し、無理のないイベントを企画しましょう。

イベントの告知

ターゲットが明確になったら、効果的な媒体を利用してイベントの告知を行いましょう。集客方法としては、SNSやホームページなどのオンライン型から、チラシやポスターなどのオフライン型までさまざまあります。

媒体を検討するだけでなく、印象的なフォントを使って視覚に訴えたり、心を揺さぶるような言葉でイベント参加を促したり、広告内容にも工夫を凝らしましょう。

準備

イベントを開催するためには、まず会場を予約する必要があります。希望日時に利用できるか早めの確認が大切です。オンラインイベントは広い会場を抑える必要がなく低コストで済みます。ターゲットにとっても全国各地からイベントに参加できるのがメリット。

ほかには、マイクや照明など必要な機材を手配したり、運営スタッフ全員が仕事内容を把握できるように運営マニュアルを作成したり、イベント当日に向けてしっかり準備を行いましょう。

イベント開催当日

イベント開催当日は、参加者の対応に追われて、スタッフ間の連絡が行き届かない可能性があります。特に、トラブルが発生するとパニックになる恐れもあるので、事前準備の段階でトラブルまで想定した運営マニュアルを作成し、スタッフ間で共有しておくと安心です。

また、イベントがプログラム通りに進行しているかも常に確認しましょう。予定時間より過ぎてしまうと、会場の利用時間や撤収時間にも影響が出てしまいます。時間管理もイベント運営では大切なポイントです。

イベント終了後の調査・分析

イベントが終了したら、当時の雰囲気や参加者の感想などを調査して分析しましょう。反省点は次回のイベント運営に活かせば、より良い企画へとつながります。

参加者にアンケートを実施すると、より客観的な調査が行えるのでおすすめです。また、イベント成功の判断基準としてSNSの拡散率をチェックする方法もあります。

イベント運営マニュアル作成のメリット

より円滑なイベントを行うために欠かせない運営マニュアル。作成することで得られるメリットは以下の3つです。

イベントの流れをスタッフ間で共有できる

運営マニュアルがあれば、スタッフ全体で共通の認識ができ、一人ずつに教える手間を省けます。そのためにも、誰が見てもわかりやすいマニュアルであることが大切です。

イベントは、開催当日だけ雇うアルバイトや派遣スタッフとともに進行しなくてはいけない場合もあります。スタッフが変わるたびに業務内容を説明するのは効率的ではありません。

重要なポイントは口頭で説明し、基本的な仕事内容はマニュアルを見て確認してもらうようにすると、臨時スタッフでも自律的にイベント進行にあたってもらうことが可能です。

また、大規模なイベントになればなるほど、担当者しか情報を把握していないという場合が発生しがち。担当者がいないときにイベント進行が止まってしまうのを避けるためにも、スタッフ全員が情報を共有することが大切です。

必要な作業の整理ができる

運営マニュアルを作成することで、複雑なイベント運営の作業を整理できます。マニュアルには、準備する機材リストや会場までのアクセス方法、進行スケジュールなど必要な情報を記載しましょう。

必要な作業を文章化することで、作業ミスや忘れを防ぐことにつながります。また、トラブルも想定して、緊急連絡先やトラブル時の対応方法も記載しておくと、不測の事態に慌てません。

イベント運営のノウハウを今後に活かせる

運営マニュアルを残しておくことで、今後行うイベントに活かすことが可能です。定期的にイベントを開催する企業にとって、初期のイベントで失敗したとしてもマニュアルを改良し、さらに良いイベントにつなげられます。

イベントを成功に導く運営マニュアル作成のポイント

誰でも理解し実行できる

マニュアルは、誰が見ても理解して実行できることが大前提です。イベント企画者だけが理解できるようなマニュアルは意味がありません。

文章だけで伝えにくい場合は、図や表、写真などを付与してわかりやすいマニュアルにしましょう。

トラブルを想定し対策まで載せる

事前に想定できるトラブルはマニュアルに記載しておくと、当日慌てにくくなります。緊急連絡先やクレーム時の対応などをマニュアル化しておくと、スタッフの言動に一貫性がでて、顧客や取引先にも信頼感を与えることが可能です。

マニュアルをもとにシミュレーションし、修正を加える

マニュアルは一度作成するだけで完璧とはいえません。実際にマニュアル通り行動してみると、思わぬ問題点が見つかる場合があります。

役割ごとに複数人でシミュレーションを行い、さまざまな意見を取り入れて、より良いマニュアルを作成しましょう。

まとめ

成功するイベント運営は事前準備が大切です。イベントの目的・ターゲットを明確にし、的確な運営マニュアルを活用することで、スムーズなイベント運営を行いましょう。